Ako správny „businessman“, by ste mali vedieť ako správne obchodné stretnutie má prebiehať. Ale viete to naozaj?
Stretnutie je jedným z hlavným médií ústnej komunikácie. Stretnutie je príležitosť. Je to stretnutie dvoch alebo viacerých osôb. Zámerom stretnutia je diskusia alebo rozhodovanie o niektorých veciach, týkajúcich sa firmy, napr. problémoch.
Medzi hlavné účely obchodného stretnutia patrí:
- Rozhodovanie
- Výmena informácií
- Oznámenie zmien
- Vyjednávanie
- Riešenie konfliktov
- Riešenie problémov
- Preskúmanie a informovanie o pokroku
- Oslava úspechov
- Interakcia s externými zainteresovanými stranami
Viete, čo spraviť lepšie, aby vaša schôdza bola úspešnejšia? Ponúkame vám 6 krokov, ako na to.
- Rozhodnutie, či schôdza je naozaj potrebná a nevyhnutná.Prv než navrhnete obchodné stretnutie, skúste sa seba samého opýtať: Naozaj potrebujem zorganizovať schôdzu? Často sú obchodné stretnutia naplánované zbytočne. Nie je nezvyčajné, ak sa ocitnete na stretnutí, ktoré bolo nepotrebné a istým spôsobom „zabilo“ množstvo času, ktorý mohol byť využitý oveľa efektívnejšie. Kľúčom k úspechu je efektívne plánovanie. Napríklad veľký projekt. Je potrebné sa venovať hlavným otázkam a vytvoriť si scenár. Koľko zainteresovaných strán je zapojených? Ako často sa musia stretnúť? Aká je štruktúra stretnutia? Aké sú ciele? Nielen, že je to efektívnejšie, ale aj šetrnejšie, najmä ak stretnutie tvárou v tvár vyžaduje cestovanie.
- Zistenie, kto by sa mal schôdze zúčastniť. Znie to zvláštne, ale nie každý, kto sa stretnutia zúčastní, tam aj naozaj musí byť. Stretnutia sa často rušia, presúvajú na iné termíny a to len z dôvodu, že ľudia, ktorí nemusia byť prítomní, chcú byť tam, čo spôsobuje množstvo problémov. Je potrebné určiť, ktorí sú kľúčoví účastníci, teda sú povinní účastníci a tí, ktorí sú voliteľní.
- Odhad, koľko času potrebujete. Pri organizovaní stretnutia, majú ľudia väčšinou tendenciu uviaznuť pri nastavení dĺžky trvania. To, koľko by malo stretnutie trvať závisí najmä od typu obchodného stretnutia. Je potrebné si preštudovať hlavný účel stretnutia a tomu prispôsobiť čas.
- Zistenie aký typ stretnutia to bude.Na základe tohto zistenia, zvážte, čo budete potrebovať od zasadacej miestnosti vrátane vybavenia a prostredia. Správna technológia v miestnosti je nevyhnutná pre dosiahnutie vašich cieľov ale aj pre získanie dôvery.
- Vyberte, ako budete komunikovať. V dnešnej dobe už nie sú raritou len stretnutia tvárou v tvár. Do popredia sa dostávajú konferenčné hovory, hlasová pošta alebo videokonferencia. A na základe typu stretnutia je potrebné zvážiť, čo vlastne budete potrebovať.
- Pripravte sa na zmeny. V prípade zmeny rezervácie, majte vždy otvorené „zadné dvierka“.
Ak sa budete riadiť týmito krokmi vaše obchodné stretnutie bude prebiehať nielen produktívne ale aj bez stresu a v úplnej pohode.